Travailler à distance peut encore être difficile pour certains d’entre nous, il est possible de se demander comment échanger autour de ce projet ? Comment déterminer les besoins pour un pôle pour cette semaine ?
Grâce aux nouvelles technologies, les réunions à distance deviennent simples et permettent aux adeptes du télétravail, aux freelances où encore à ceux qui se déplacent beaucoup de ne pas perdre en efficacité !
Choisir les bons outils collaboratifs
Aujourd’hui il est possible de trouver un grand panel d’applications et logiciels pour organiser ses réunions à distance. La webconférence ou l’appel de groupe sont les 2 types de réunions que l’on retrouve le plus fréquemment.
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La webconférence : Utile lorsque vous avez besoin de partager votre écran, c’est le type de réunion le plus utilisé aujourd’hui. Tous les participants peuvent s’entendre et/ou se voir (Outils : Zoom, Discord, Join.me...)
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L’appel de groupe : Plus pratique lorsqu’aucun matériel n’est requis, il peut être plus simple à organiser car s’orientera vers des sujets moins lourds. Cependant, attention au nombre de participants qui peut vite devenir un orchestre de voix parlant toutes en même temps ! (Outils : Whatsapp, skype, slack..)
N’hésitez pas à lire notre article sur le télétravail pour en savoir plus sur les meilleurs outils de travail !
Bien préparer sa réunion
Après avoir choisi votre outil, il faudra penser à prévenir en amont les participants, qu’il s’agisse d’un mail de rappel, une invitation à rejoindre une plateforme etc.. Vos collaborateurs doivent connaitre l’heure, la date et le sujet de la réunion de manière à pouvoir préparer leurs documents et présentation.
Pour ce faire,il faut prendre en compte les contraintes de chaque participant : l’un a-t-il déjà une réunion ? a-t-il un enfant dont il doit s’occuper etc… Il s’agit de choisir des horaires convenables pour tous. De même, choisir l’option vidéo et/ou audio devra se faire avant la réunion.
Astuce : Si des participants ne se connaissent pas, il est plus pertinent de choisir la vidéo pour savoir qui parle et faciliter les échanges
Pour pouvoir maximiser les chances de réussite de la réunion n’oubliez pas leur demander de vérifier l’installation et le fonctionnement de leur matériel, au minimum le micro.
Préparer sa prise de parole
Si vous êtes l’organisateur de la réunion : organiser une trame claire de celle-ci vous permettra d’avoir un chemin précis à suivre même si certains sujets peuvent être propices à s’en éloigner. Cela vous permettra de voir tous les points que vous souhaitiez aborder sans en oublier un seul.
Vous pourrez également établir une liste des sujets à voir en priorité et le temps de parole de chacun de vos collaborateurs sur ces différents sujets.
Designer un responsable de prise de note
Le responsable de la prise de notes a un rôle important puisqu’il permettra la rédaction du compte-rendu post-réunion. Après une longue réunion de 2h, il peut être difficile de se souvenir des points importants évoqués dès le début. Ainsi, posséder un compt-rendu va permettre à tous les collaborateurs de connaitre l’issue de la réunion, le résumé par participant mais également le détail des futures tâches évoquées pour chacun.
